Comment récupérer une retenue de garantie : le guide complet pour les TPE

Un mécanisme de protection pour le client

Sur le papier, la retenue de garantie est une somme prélevée sur chaque situation de travaux ou sur la facture finale. Elle sert de « caution » pour le maître d’ouvrage (votre client). Si des désordres ou des malfaçons apparaissent lors de la réception des travaux ou pendant l’année qui suit, et que vous ne venez pas faire les réparations, le client peut légalement utiliser cet argent pour faire intervenir une autre entreprise à votre place.

Ce que dit la loi (Loi n° 71-584 du 16 juillet 1971)

Il est crucial de savoir que la retenue de garantie est strictement encadrée par la loi française pour éviter les abus :

• Le plafond des 5 % : Le montant de la retenue ne peut en aucun cas excéder 5 % du montant total TTC de votre marché (travaux supplémentaires compris). Si un client tente de retenir 10 %, il est hors-la-loi.
• La consignation obligatoire : C’est un point souvent ignoré. Le client n’est pas censé « garder » l’argent sur son propre compte courant. La loi stipule que les sommes retenues doivent être consignées entre les mains d’un tiers consigné (comme la Caisse des Dépôts ou un organisme financier) si vous l’exigez. Cela garantit que l’argent sera disponible pour vous au bout d’un an, même si le client fait faillite entre-temps.
• L’exigence d’un contrat écrit : Pour qu’une retenue soit applicable, elle doit impérativement figurer dans le contrat de louage d’ouvrage ou dans le devis signé. Sans écrit préalable, le client a l’obligation de vous payer 100 % de la facture à l’échéance prévue.

La durée : l’année de Parfaite Achèvement

La retenue de garantie est intimement liée à la Garantie de Parfaite Achèvement (GPA). Elle court pendant une durée de un an à compter de la date de réception des travaux.

• Attention : C’est la date du Procès-Verbal (PV) de réception qui fait foi, pas la date de fin de chantier réelle ou la date de facture. Sans PV de réception, le délai de un an ne commence officiellement jamais, ce qui peut bloquer votre argent indéfiniment.

Les deux types de retenues selon le marché

• Dans les marchés publics : La retenue est presque systématique. Elle est régie par le Code de la commande publique.
• Dans les marchés privés : Elle est facultative. Si vous travaillez avec des particuliers ou d’autres entreprises privées, vous avez tout intérêt à négocier sa suppression ou son remplacement par une caution bancaire pour préserver votre trésorerie dès le premier jour.

Comment savoir si vous devez appliquer une retenue de garantie ?

Ce n’est pas parce que vous ne l’avez pas mise dans votre devis qu’elle ne va pas s’appliquer. Dans la réalité, la retenue de garantie dépend principalement de votre client et du type de chantier :

• Le Maître d’Ouvrage la prévoit : Que ce soit un architecte, un promoteur ou une collectivité, c’est lui qui impose généralement cette clause dans le contrat de travaux ou le marché. Si vous signez un contrat qui prévoit 5 % de retenue, vous l’acceptez de fait.
• L’automatisme dans les marchés publics : Si vous travaillez pour une mairie ou un organisme d’État, la question ne se pose même pas. Elle est prévue par le Code de la commande publique.
• La négociation dans le privé : Avec un client particulier, c’est plus souple. Si rien n’est écrit dans le devis initial que vous lui avez fait signer, il n’a juridiquement pas le droit de retenir 5 % au dernier moment sur votre facture. S’il le fait, c’est un impayé.

Comment suivre vos retenues sans faire d’erreurs ?

Pour beaucoup de chefs d’entreprise, le suivi des retenues de garantie (RG) est un véritable « angle mort » de la gestion. Le problème n’est pas de savoir que l’argent est dû, mais de s’en souvenir au bon moment. Entre le moment où vous émettez la facture et le moment où vous pouvez enfin récupérer une retenue de garantie, il s’écoule 365 jours.

Les limites du suivi manuel ou sur Excel

La plupart des TPE utilisent un tableau Excel ou comptent sur leur mémoire. Mais cette méthode présente des risques majeurs :

• La perte d’information : Si vous changez de collaborateur ou de logiciel comptable en cours d’année, l’information peut se perdre.
• L’absence d’alertes : Un tableur ne vous préviendra pas que le délai d’un an est expiré. Résultat ? L’argent reste chez le client jusqu’à ce que vous fassiez une revue de fin d’année, ce qui pénalise votre trésorerie.
• La confusion des dates : Il ne faut pas suivre la date de facture, mais la date de réception du chantier. Centraliser ces deux dates pour chaque projet devient vite chronophage.

L’automatisation avec un outil de pilotage

La clé pour une gestion sereine est d’intégrer ce suivi directement dans votre flux de facturation. C’est avec cette vision terrain que nous avons développé Lycorne.

Notre logiciel de suivi de la rentabilité ne se contente pas de stocker vos factures ; il surveille pour vous chaque ligne de retenue. En un coup d’œil sur votre tableau de bord, vous visualisez le montant total des sommes bloquées et, surtout, vous recevez une notification automatique dès qu’une somme devient exigible. Automatiser ce processus, c’est s’assurer que chaque euro gagné sur le chantier finisse réellement sur votre compte bancaire, sans effort administratif supplémentaire.

Les étapes pour récupérer une retenue de garantie efficacement

Récupérer son argent ne devrait pas être un parcours du combattant. Voici les réponses concrètes aux questions que vous nous posez le plus souvent sur le terrain.

Est-on obligé d’envoyer une lettre recommandée (LRAR) ?

Contrairement aux idées reçues : non, pas systématiquement. Dans 80 % des cas, le client a simplement « oublié » ou attend que vous vous manifestiez. Un mail courtois ou un simple appel suffit souvent à débloquer la situation. La lettre recommandée ne doit intervenir qu’en cas de silence prolongé ou de litige déclaré. Elle sert à prendre date juridiquement, mais n’est pas le point de départ obligatoire.

Quel est le délai minimum et maximum pour réclamer l’argent ?

• Le délai minimum : C’est un an jour pour jour après la réception. Avant cette date, le client est légalement en droit de refuser le paiement.
• Le délai maximum (Prescription) : Attention, vous n’avez pas l’éternité ! Dans un marché privé, vous avez généralement 5 ans pour agir en justice (prescription de droit commun). Toutefois, plus vous attendez, plus il est difficile de prouver que les réserves n’existaient pas. Le bon réflexe est de réclamer la somme dans les 15 jours suivant la date anniversaire.

Le client a-t-il un délai pour contester le paiement ?

Une fois que vous avez réclamé la retenue, le client ne peut pas invoquer de nouveaux problèmes subitement pour refuser de payer. S’il n’a pas notifié de réserves par écrit (mise en demeure) durant l’année écoulée, il doit libérer les fonds. Il ne peut pas « sortir un lapin du chapeau » le jour où vous demandez votre dû.

Faut-il faire une deuxième facture pour la retenue de garantie ?

C’est un débat classique en comptabilité. Certains font une « facture de retenue », mais c’est souvent source d’erreurs et de doublons dans votre suivi.

La vision Lycorne : Dans Lycorne, nous considérons que la facture initiale est la bonne. Nous gérons simplement un paiement décalé. Votre facture totale est enregistrée, et le logiciel identifie les 5 % comme une somme « exigible à date ultérieure ». Cela évite de multiplier les documents inutiles et permet de garder une comptabilité propre et simple, tout en ayant un œil sur ce qui reste à percevoir.

Que faire si le client fait faillite pendant l’année de garantie ?

C’est ici que l’on comprend l’intérêt de la consignation. Si vous avez exigé que les fonds soient consignés (à la Caisse des Dépôts par exemple), l’argent ne fait pas partie de la liquidation du client : il vous appartient toujours. Si l’argent est resté sur le compte du client et qu’il dépose le bilan, la récupération devient malheureusement beaucoup plus complexe.

Conclusion

Savoir récupérer une retenue de garantie ne devrait pas être une option pour votre entreprise. C’est votre marge nette qui est en jeu. En combinant une bonne rigueur contractuelle et un outil de pilotage adapté, vous sécurisez la santé financière de votre TPE.